用友费用管理(费用预算和费用控制管理)解决方案(U8、T6)

1费用管理概述

费用，是企业控本降耗，提高企业经济效益的重要控制指标。在医药行业，费用控制比成本控制具有更重要的意义。比如制药企业，费用大约占到销售收入的比重50%左右，而成本只占销售收入一般不足10%。根据会计学重要性原则，显然在制药行业费用控制远比成本控制重要得多。

只讲对费用的控制其实是过于狭隘的，费用管理的重点不在控制，更在于费用的有效投放。提高费用的投入产出效果是费用管理的重中之重。

《费用管理》管理的费用范围包括销售费用和管理费用。

《费用管理》为用户提供费用预算的编制，费用报销的支付，费用报销的预算控制，费用的投入产出效果分析等功能。相当于把用友U8中的预算管理+报账中心+网上报销三个模块中，与费用相关的内容抽取出来，整合成一个模块。

流程说明：

Ø
由业务员提出费用申请，费用申请受费用预算控制，即只能在预算内提出费用申请。一般而言，市场费用才需要走申请流程，象日常费用报销多简化处理，直接填费用报销单。

Ø
有的费用申请需要进一步签订费用合同，比如在药店或超市要举办某个市场活动，经常需要与药店或超市签订一个费用支持合同，即药店或超市配合举办某个市场活动，厂家给予一定的费用支持。对于需要签订费用合同的，依据费用申请单生成费用合同单。费用合同，也可以手工填制。费用合同同样受费用预算的控制。

Ø
经审批后的费用申请单(不需要签订费用合同的)、费用合同单，可以参照生成费用报销单。费用报销单也可以手工填制。费用报销单可以支付现金，也可以冲抵先前的借款。费用报销单经权责人审批后传给会计部门编制会计凭证，传入用友总账模块。

Ø
从费用费用申请到费用报销各环节，都可以设置审批流多级审批。可以按报销金额大小设定审批人，可以按超预算金额大小设定审批人，可以按费用管理类、客户类、部门等多角度设置审批人。

2预算管理2.1预算编制

可以灵活定义预算项目，可以为不同的预算项目指定不同的编制口径(按部门+业务员+客户任意组合)。可以灵活定义各费用管理类与预算项目的对应关系，并在费用单据录入时自动匹配找到预算项目。

用户可以在excel表中先行编制预算再导入到费用预算单中。

支持预算调整，可以调增，也可以调减。

2.2预算控制

可以定义费用管理类与预算项目的对应关系。可以是多个费用管理类对应同一个预算项目。比如可以把预算项目定义为办事处日常费用，费用管理类的办公费、差旅费、水电费等都对应于办事处日常费用这个预算项目。费用报销时，只要录入费用管理类，系统就可以自动匹配带入默认的预算项目。默认的预算项目可以修改，用于调剂余缺。

根据选项，当月的预算结余或预算透支可以转入下月。

预算控制力度分为超预算时提醒，超预算时强制终止，不控制等选项。

预算超支可以走审批流进行审批。等待审批的信息可以通过短信、邮件、U8平台消息通知审批人，提请审批。审批时可以输入审批意见。审批意见可以通过短信、邮件、U8平台消息反馈给提交人，提请按审批意见修改。下图为审批的反馈信息：

3费用拨付

（U8有此功能，U6无此功能）

处理公司财务向营销财务，营销财务向大区或办事处划拨款项的专用单据。

在医药企业，一般在公司账套之外再设立一个营销财务的账套，营销财务管辖的各个大区、办事处还会在所在地银行开设备用金账户。营销财务需要系统反映与公司账套间的资金往来，与大区、办事处的资金往来。

可以根据活动申请单、活动报销申请单和医院开发申请单、医院开发报销申请单批准的划拨额向办事处拨款。

4借款管理

（U8有此功能，U6无此功能）

借款单是处理备用金借款、市场开发借款、市场活动借款等员工各种借款的专用单据。

可以多角度记录借款用途，包括借款用于的费用管理类、费用会计类、客户、存货、项目(如某项市场活动，进院开发)、客户联系人(如某医生、医院库房主管)等。

可以直接选择借款单还款，支持多次还款，支持一个员工替另一个员工还款。

可以根据活动申请单、医院开发申请单向业务员借款。

借款明细表，详细反映员工借款和还款情况。

5费用管理5.1费用申请

（U8有此功能，U6无此功能）

费用申请单是业务代表提交费用的使用申请，以及费用申请的多级审批的专用单据。

应用场景：业务代表要在某个药店(或超市)举办市场宣传活动，先提出费用使用申请，申请金额2000元，按照申请金额的大小由相应的权责人(办事处经理、大区经理、销售付总、总经理)审批后，申请可以付诸实行。

费用申请提出时占用预算额度，超预算时可以走审批流申请审批。

5.2费用合同

（U8有此功能，U6无此功能）

费用合同单是用于记录厂家与客户(主要是药店、超市)签订的费用支持合同的专用单据。

应用场景：业务代表提出的在某药店举办的市场宣传活动，经领导审批后，业务代表与药店洽谈实际达成支持费用为1800元，即某药店配合厂家做市场宣传活动给予的费用支持是18000元，双方签订费用支持合同。

费用合同单可以手工填制，也可以参照费用申请单生成。

费用合同单保存后占用预算预算额度，超预算时可以走审批流申请审批。

5.3费用报销

费用报销单是用于记录营销活动或企业管理活动发生的各项费用的专用单据。费用报销的结算对象可以是业务员也可以是客户。比如报销的差旅费、招待费等结算对象是业务员，报销的市场支持费用结算对象是客户(比如药店、超市)。

费用报销单是费用管理模块的核心单据，可以手工填制，也可以从excel中导入生成。还与多个模块的多张单据有接口关系，接口关系图如下(即：可以参照这些单据生成费用报销单)：

费用管理模块为费用提供两种分类方法：一是费用管理类，只用于内部管理，不对外，二是费用会计类，用于编制会计凭证。用户可将费用管理类分作如：学术推广费、临床试验费、商业咨询费、市场开发费等；将费用会计类分作如差旅费、会务费、业务招待费等。费用管理类与会计类经纬结合，既真实记录灰色支出，又有效抹平灰色支出痕迹，将灰色支出有效隔绝于外部审计视线之外。比如：临床费是一种敏感的费用，但在药品销售中却又必不可少。临床费付给医生是无法取得任何合法的商事票据的，但这些费用还得想法报销入账，实践中多变通为会务费、学术研讨费、招待费等报账。虽然会计上已按票据记载的内容把临床费分解成会务费、学术研讨费、招待费入账，但管理上却还要能统计出临床费实际支付了多少。

用户可以根据管理的实际需要，按部门+业务员+客户+费用管理类设定不同报销金额的审批流程，按部门+业务员+客户+预算项目设定超预算的审批流程。实现对费用发生全过程的有效管理。

费用报销款项的支付对象可以是业务员，也可以是客户，可以支付现金(银行存款)也可以用于抵还之前的借款。

5.4费用调整

费用调整单主要用于录入直接在会计部门入账，而营销账套中未能及时反映的费用。比如固定资产折旧，一般在会计部门计提并入账，但此费用又纳入营销业绩考核，就应该录入费用调整单。

6会计处理

可根据已审核的费用报销单、费用拨付单、借款单和还款单编制会计凭证，传入总账系统。

费用报销单生成凭证时，根据科目设置中的费用科目设置取借方科目，根据结算科目设置取贷方科目。费用报销单编制凭证借什么科目贷什么科目，可自动匹配实现。

费用拨付单、借款单、收款单、费用申请单和费用合同单，借贷方科目直接取自单据上的相关字段。

若需要将费用与总账分属两个账套，费用账套中编制的会计凭证可通过总账工具导入到总账的账套中，实现数据集成，减少凭证录入工作量。

7费用分析

费用明细表：反映费用发生的明细情况，是一张最基本的费用报销。可以明细反映各个业务员报销了多少费用，各个办事处报销了多少费用，也可以反映费用是因为哪个客户或哪个存货而发生。

预算执行情况分析表：按月反映预算使用及结余或透支情况的分析报表。在预算范围内使用和报销费用，是费用管理的基本需求。

抵票报销对照表：反映一个业务员用什么发票报销了什么费用。在实际工作中，由于有很多费用在发生时无法取得合法的报销凭据(比如给医生的临床费)，一般由业务员自己找替代的发票来报销。这样在账上记录的全是按替代发票的口径记录的账务，无法知道费用的真实用途。企业需要把账务上的记录再还原成真实的用途，因此也有称作费用还原的。

投入产出分析，投入是指投入了多少费用，产出是指产出了多少纯销或回款，反映各分析对象(业务员、办事处、客户、存货)的花钱效果。可查询新开发客户的投入产出情况，可对投入的费用(如市场开发费)做产出纯销的跟踪。

投入产出分析在管理上有重要的作用，比如各种存货的投入产出效益是不一样的，有的存货每投入一元钱，可能纯销额就会有较大的窜升，而有的存货对投入费用缺乏敏感，投的费用再多，可能纯销额也不会有大的改观。比如对部门的投入产出分析，我们就可以知道哪些区域的花钱效果最好，哪些在平均线以上，哪些在平均线以下，实现对部门作出客观而公正的奖惩。

费用管理模块还提供如费用趋势分析、付款明细、预算控制、借款账龄分析等多张分析报表。